برنامج الأرشيفالإلكتروني
برامجنا- برنامج الأرشيفالإلكتروني

لكل شخص ملفات مهمة وسرية سواء كانت وثائق أو صور أو فيديوهات أو أي أنواع بيانات أخرى.
كل شخص حاول البحث عن طريقة لإخفاء ملفاته المهمة أو الحفاظ عليها دون الضياع أو التلف.
الملفات المضغوطة بكلمة سر , يمكن فك شيفرتها وقراءة محتواها.
كل مؤسسة أو شركة تحتاج لتقليص عدد الأوراق والمستندات الخاصة بها.
كل مؤسسة أو شركة أو هيئة أو فرد يحتاج لأرشفة ملفاته وتخزينها بطريقة صحيحة

لذلك وجد برنامج الأرشيف الإلكتروني , ليلبي إحتياجات الجميع , فهو قادر على:
1. إستقبال وتشفير كافة أنواع الملفات (مستندات , وثائق , صور , فيديو , فواتير , كشوفات , حسابات بنكية , كلمات مرور ...) وبكافة الأحجام , بحيث لا يمكن فتح الملف المشفر إلا من خلال نفس البرنامج فقط
2. أرشفة الملفات بطريقة صحيحة في مجلدات وفق آلية تصنيف معينة.
3. إمكانية أنشاء ملفات خاصة لمستخدم معين , بحيث لا يمكن فتح الملف إلا من نفس حساب المالك فقط.
4. تصنيف المجلدات والملفات حسب مجموعات يحددها المستخدم.
5. يدعم البرنامج أكثر من مستخدم في نفس الوقت , فهو طريقة مثالية لحفظ بيانات الشركة أو المؤسسة كاملة , ومشاركتها بشكل أمن.
6. صلاحيات مستخدمين لمشاهدة ملفات معينة حسب التصنيف.
7. صلاحيات مستخدمين حسب العملية أو النموذج.
8. يمكن حفظ الملفات على نفس جهاز الكميبوتر أو على الشبكة أو على قرص نسخ إحتياطي أو حتى على الإنترنت.
9. في حال سرقة الملفات أو المجلدات المؤرشفة كاملةً , لتطمئن أخي الكريم , فلا يمكن فتح الملف إلا من خلال نفس البرنامج , وبكلمة سر معينة تصل طولها إلى 512 حرف أو رقم , محددة مسبقا في نفس النسخة من البرنامج الذي تستخدمه.
10. سجل لجميع العمليات التي تمت أو حاول أحد أن تتم على الملف , مع ذكر إسم الحساب وإسم الحاسوب المستخدم.
12. البرنامج سهل جدا Usable.
13. تنتقل البيانات عبر الشبكة أو الإنترنت مشفرة , أي يتم الإعتماد على الكمبيوتر الـ Client داخليا لتشفير أو فك تشفير الملفات, وهذا يضمن عدم إمكانية رؤية محتوى الملفات عند التنصت على الشبكة.
14. سهولة البحث عن ملف معين حسب إسمه أو بياناته.
15. سهولة البحث عن مجلد معين وبكل ما يحتويه من ملفات.
16. البرنامج Portable (محمول), أي يمكنك تخزين البرنامج على فلاش ميموري , والعمل عليه من أي مكان , ولا يحتاج إلى تنصيب.
17. لا يمكن التعديل على الملف المؤرشف , وإنما يتم رفع نسخة جديدة منه , مع حفظ النسخة الأصل.

 


 

نظرة عامة عن برنامج الأرشيف الالكترونى :

 

  • يقوم البرنامج بتحويل الأرشيف لديك إلى صورة إلكترونية .. حيث يتم عمل نسخ مع تشفير للمستندات ومن ثم حفظها في البرنامج (على قرص النسخ الإحتياطي سواء كان سيرفر أم جهاز كمبيوتر عادي أو قرص مستقل) وبذلك يمكنك التعامل مع الوثائق من خلال جهاز الحاسب الآلي مباشراً مما يجعل إنتاجية موظفيك تتزايد  لأنه سيمكنهم من التعامل مع الوثائق بدون الحاجة إلى ترك مكاتبهم والبحث عنها على الأرفف مما سيوفر لهم الوقت لمهام أخرى وإيضاً لن تتعرض للأخطار الناتجة عن فقدان الملفات (إما تلفها أو حرقها وما إلى ذلك ... ) ولن تحتاج إلى مساحات كبيرة لتخزين الوثائق على الأرفف داخل غرفة الأرشيف حتى تجد بعد سنوات من العمل وإتساع نطاق العمل انك تحتاج لشركة باقسامها فقط لحفظ الورق والمستندات.

 

مميزات برنامج الأرشيف لالكترونى :

 

  • تنظيم الملفات وفق شجرة تصنيف معينة من المجلدات على الحاسب وسهولة تخزيينها وإسترجاعها.
  • حفظ جميع أنواع الملفات والوثائق (خرائط ، صور، رسائل البريد الالكترونية، ملفات الفيديو ...).
  • تنظيم الأرشيف وتصنيف الوثائق والمستندات.
  • إدخال المستندات للنظام وتحويلها إلى صور إلكترونية.
  • البحث عن المستندات واسترجاعها بسرعة عالية وبعد إنقضاء أى وقت من الزمن مهما طال.
  • الحماية والأمان للوثائق والمستندات عن طريق نظام الحماية القوى المدعم به البرنامج حيث يمكن تحديد ادوار ومهام محدده لكل مستخدم, مع تشفير الملفات المؤرشفة , والتي لا يمكن فتحها إلا من خلال البرنامج نفسه.
  • تشفير الملفات المخزنة في النظام , بحيث لا يمكن إعادة فتحها إلا من خلال البرنامج , الأمر الذي يساهم في حماية البيانات عن الإختراق أو السرقة.
  • سهولة اخذ نسخه احتياطيه من الوثائق  وحفظها واسترجعها عندالحاجه.

 

المواصفات الفنية للبرنامج:

 

الفئة

المميزات

عام

امكانية التعامل مع البرنامج من خلال الشبكة بما يتيح الوصول اليه من اى مكان مرتبط بالسرفر

سهولة التعامل مع البرنامج وسرعة فهم الشاشات الخاصه به

إدخال الملفات والمستندات بكافة أنواعها وأحجامها

إمكانية إدخال الملفات بكافة أنواعها وأحجامها.  

 

تدعيم ملفات الصور , ملفات الفيديو , PDF , وملفات أوفيس.

 

تدعيم الماسحات الضوئية التي تعمل بتقنية Twain, ISIS

  

إمكانية إضافة التفاصيل معينة مع تسمية الملفات لسهولة الوصول إليها , ومشاركتها مع الاخرين

التصنيف

إمكانية إنشاء تصنيفات جديدة وبعدة مستويات , بحيث يتم حفظ الملفات الخاصة بشخص معين داخل مجلد واحد , مع إمكانية تصنيف الملفات حسب مجموعة معينة , بحيث يتم حجب وإظهار الملفات المنتمية لمجموعة حسب صلاحيات المستخدمين.

 

عمل كلمات مفتاحية للوثائق لشهولة الوصول إليها.

 

إمكانية تعديل البيانات , ووتعديل الوثائق المؤرشفة.

 

إمكانية تحديد التصنيف الافتراضي للوثائق تحت مجلد معين.

 

عدد مجلدات غير محدد داخل شجرة التصنيف.

 

امكانية تحديد المستخدمين الى مجلد معين وتحديد ايضا الصلاحيات

التعامل مع الوثائق

عرض الملفات الإلكترونية من خلال البرامج الخاصة بها من على نظام التشغيل

 

إمكانية تخزين ملفات مختلفة الأنواع والأحجام.

 

إمكانية تحديد أماكن المجلدات الورقية على الأرفف وذلك لتسهيل عملية البحث عن الوثيقة الورقية

 

إمكانية تحويل الوثائق بين المستخدمين

 

إمكانية حذف الوثائق.

 

البحث

إمكانية البحث عن المجلدات أو الوثائق

 

إمكانية البحث بمعايير مختلفة (خصائص الوثيقة، التصنيفات، حقول الفهرسة، المستويات، المجلدات، الكلمات المفتاحية)

 

معاملات بحث سهلة

عمل واسترجاع النسخ الاحتياطية

 

  • إمكانية تخزين نسخ إحطياطية من خلال النظام لقاعدة البيانات و أقراص اللمفات وإسترجاعها
  • إعلام المستخدمين بإن النظام مشغول في حالة عمل النسخ الإحتياطية

إدارة أقراص التخزين

إمكانية تعريف قرص التخزين وتغيير مسار حفظ البيانات بشكل تلقائي.

  

إمكانية استخدام المخزن المؤقت على جهاز العميل أو الخادم (Local Cache & Server Cache) وتحديد الطريقة التي يعمل بها نظام المخزن المؤقت

 

الأمان

 إمكانية تعريف المستخدمين.

 

إمكانية إيقاف أو تشغيل حساب مستخدم

 

إمكانية اتاحة الفرصة للمستخدم لتغيير كلمة المرور به.

 

تدعيم مستويات السماحية للوثائق والمستخدمين (Access Level)

 

إمكانية إخفاء الصفحات في ا لوثيقة عن المستخدمين الغير مصرح لهم بالولوج إليها

 

إمكانية متابعة العمليات التي حدثت في النظام (اسم المستخدم، العملية، التاريخ، الجهاز الذي تمت منه)

 

إمكانية معرفة المستخدمين الموجودين حاليا على النظام والوثائق التي يتعاملون معها

 

إمكانية تغيير صلاحيات المستخدم في أي وقت.